4 sai lầm chủ chốt khi tọa chữ ký email

Chữ ký email, phần cuối của mỗi email, là dấu ấn cá nhân, thể hiện chuyên nghiệp của người gửi. 

Tuy nhiên, ít ai để ý đến việc tạo chữ ký email sao cho hiệu quả. Nhiều người mắc phải những sai lầm phổ biến, khiến chữ ký email trở nên kém hiệu quả, thậm chí gây phản cảm cho người nhận. 

Bài viết này sẽ chia sẻ 4 sai lầm thường gặp khi tạo chữ ký email và cách khắc phục chúng.

1. Thiếu thông tin khi tạo chữ ký email

Xem thêm:>>>Cách tạo chữ ký trong email chuyên nghiệp cho dân marketing với Canvato<<<

Chữ ký email không chỉ đơn thuần là một dòng chữ đơn giản mà nó phản ánh hình ảnh chuyên nghiệp và tính chuyên nghiệp của bạn. Một chữ ký email đầy đủ thông tin sẽ giúp người nhận dễ dàng liên lạc và nắm bắt được thông tin cần thiết về bạn.

Đa số người dùng thường hay gặp lỗi thiếu các thông tin cần thiết khi tạo chữ ký email, ví dụ quên điền địa chỉ email và số điện thoại, tên công ty,…

Các thông tin cần có trong chữ ký email thường bao gồm:

• Họ và tên: Đây là thông tin cơ bản và không thể thiếu trong chữ ký email.

• Chức danh: Giúp người nhận xác định rõ vai trò và vị trí của bạn trong công ty.

• Công ty: Cung cấp thông tin về đơn vị bạn đang làm việc.

• Số điện thoại: Cho phép người nhận liên lạc trực tiếp với bạn qua điện thoại.

• Email: Cung cấp email chính thức, giúp người nhận có thể gửi phản hồi hoặc liên lạc lại.

• Website: Nếu có, hãy thêm website công ty hoặc website cá nhân để người nhận có thể tìm hiểu thêm về bạn hoặc công ty.

• Địa chỉ: Cho phép người nhận tìm kiếm thông tin về địa điểm làm việc của bạn, đặc biệt là khi cần liên lạc trực tiếp.

Việc đưa đầy đủ các thông tin này vào chữ ký email sẽ giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin về bạn và có thể liên lạc lại khi cần thiết. Tuy nhiên, cần lưu ý không nên nhồi nhét quá nhiều nội dung vào chữ ký email, vì như vậy sẽ khiến nó trở nên rườm rà và kém hiệu quả.

2. Nhồi nhét quá nhiều nội dung khi tạo chữ ký email

Xem thêm:>>>Hàng triệu người chuyển từ name card truyền thống qua tạo e card online<<<

Một sai lầm khác khi tạo chữ ký email là nhồi nhét quá nhiều nội dung vào, khiến nó trở nên rườm rà và kém hiệu quả.

Khi khách hàng đọc một chữ ký email với quá nhiều thông tin không cần thiết, họ sẽ có xu hướng được lướt qua hoặc tệ hơn là bỏ qua lượng thông tin này. Ví dụ như không cần thiết phải thể hiện giải thưởng, sở thích cá nhân, con số may mắn, giải thưởng công ty, thời gian hoạt động công ty trong chữ ký email.

Để khắc phục sai lầm này, bạn có thể tìm hiểu việc tạo chữ ký email trên nền tảng uy tín như Canvato.net, tiện ích được phát triển bởi Mắt Bão.

Canvato.net là một nền tảng uy tín trong việc tạo chữ ký email, được các chuyên gia nghiên cứu và chọn lọc đủ nội dung cần thiết. Khi sử dụng Canvato.net, bạn sẽ được hướng dẫn cách tạo chữ ký email một cách hiệu quả, đảm bảo không quá dài dòng nhưng vẫn đầy đủ các thông tin cần thiết.

Bên cạnh đó, Canvato.net còn cung cấp các mẫu chữ ký email đẹp mắt, chuyên nghiệp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi muốn tạo một chữ ký ấn tượng.

Vì vậy, thay vì tự tay tạo chữ ký email, bạn nên tham khảo các mẫu chữ ký email trên Canvato.net. Đây là cách hiệu quả để có một chữ ký email chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin mà không bị rườm rà.

3. Thiết kế thiếu chuyên nghiệp

Có thể bạn đã biết, ngoài việc cung cấp đầy đủ thông tin, chữ ký email còn cần phải có một thiết kế chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với người nhận, giúp cho mọi người nhớ về bạn.

Một trong những yếu tố quan trọng của mẫu thiết kế chính là màu sắc, bạn có thể tham khảo một vài màu tiêu chuẩn như:

Xem thêm:>>>Vì sao nên tạo e-card dành cho sinh viên<<<

Khi thiết kế chữ ký email, bạn nên chọn màu sắc phù hợp để tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và ấn tượng. Bảng màu trên là một vài gợi ý, bạn có thể tham khảo để lựa chọn màu sắc phù hợp với hình ảnh công ty hoặc cá nhân của mình.

Chúng tôi gợi ý cho bạn sử dụng các công cụ chọn bảng màu được nhiều người tin dùng như COOLORS.CO, COLOR HUNT, UIGRADIENTS. 

Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến cách sắp xếp, bố cục các thông tin trong chữ ký email. Hãy sắp xếp các thông tin một cách logic, dễ đọc và thu hút người xem.

Với một thiết kế chuyên nghiệp, chữ ký email của bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với người nhận, thể hiện được tính chuyên nghiệp và hình ảnh của bạn.

4. Không đồng bộ thông tin

Một sai lầm khác khi tạo chữ ký email là không đồng bộ thông tin. Điều này có thể xảy ra khi bạn thay đổi thông tin cá nhân hoặc công ty nhưng quên cập nhật lại chữ ký email, sử dụng nhiều ngôn ngữ trong một chữ ký email,…

Ví dụ, nếu bạn sử dụng cả tiếng Việt và tiếng Anh trong cùng một chữ ký email, người đọc sẽ cảm thấy thông tin của bạn khó hiểu và kém chuyên nghiệp. Từ ấn tượng ban đầu không tốt có thể dẫn đến những rào cản trong quá trình hợp tác làm việc sau này.

Ngoài ra, người dùng còn hay mắc phải các lỗi sau khi tạo chữ ký email:

• Lỗi chính tả, ngữ pháp trong khi thực hiện.

• Đảm bảo hiển thị chính xác trên tất cả nền tảng và thiết bị.

• Dùng chữ ký email không phù hợp với đối tượng nhận.

Vì vậy, khi tạo chữ ký email, bạn cần đảm bảo thông tin được đồng bộ và cập nhật thường xuyên, tránh gây khó hiểu hoặc phản cảm cho người nhận.

5. Kết luận

Tạo chữ ký email hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong thời đại số hiện nay. Bằng cách tránh những sai lầm thường gặp như thiếu thông tin, nhồi nhét quá nhiều nội dung, thiết kế thiếu chuyên nghiệp và không đồng bộ thông tin, bạn sẽ có thể tạo ra một chữ ký email ấn tượng, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Hãy tận dụng các công cụ như Canvato.net để tạo chữ ký email đẹp mắt và chuyên nghiệp, đồng thời luôn cập nhật và đồng bộ hóa thông tin trong chữ ký của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ tạo được một ấn tượng tốt với người nhận, thể hiện được tính chuyên nghiệp và hình ảnh của bản thân.